Afinal, como organizar um evento corporativo com muito sucesso?

Organizar um evento corporativo é uma atividade trabalhosa, porém muito importante em determinadas ocasiões. Entre as circunstâncias que compensam o investimento, podemos destacar o anúncio dos resultados anuais, o aniversário da empresa ou para informar sobre mudanças estratégicas e lançamentos de produtos.

Contudo, independentemente de qual seja o objetivo do evento ou mesmo porte da empresa, uma organização eficiente é primordial para chegar ao sucesso. Até porque essas cerimônias têm algumas peculiaridades que precisam ser levadas em consideração.

Por conta disso, apresentamos a seguir os principais pontos para fazer a organização de um evento corporativo. Confira!

Defina um orçamento para o evento

Tudo começa com a definição de um orçamento. Ter essa informação é imprescindível para tomar todas as outras decisões. Afinal, ter conhecimento da verba disponível é necessário para consultar fornecedores, contratar profissionais para servir e palestrar, entre outras demandas.

Por isso, tenha um budget condizente com os objetivos e realidade da empresa. Saiba que esse não é um momento para ostentar, mas também não pode parecer “fraquinho” demais. Além disso, faça uma planilha com todos os gastos e siga acompanhando cada pagamento.

Por fim, se possível, busque patrocínio com fornecedores, tendo como contrapartida a divulgação da marca entre os convidados, por exemplo.

Considere o perfil do público

Quem é o público esperado? São jovens universitários? Executivos experientes? Gerentes comerciais?

Essa informação é necessária para escolher o tom do evento, algo mais sério, sofisticado ou mais despojado? Além disso, impactará até mesmo o menu oferecido, a decoração, o local e o horário.

Sendo assim, avalie criteriosamente quem estará presente e busque formas para conversar e conquistar empatia do público. Esse é um ponto fundamental para a conquista do sucesso.

Escolha uma boa data

Infelizmente não é possível prevê o dia exato que garantirá o sucesso do evento corporativo. Entretanto, há alguns pontos que garantem maior nível de assertividade na escolha da data. Primeiro, evite dias próximos a feriados, início e término de férias escolares, muitas pessoas viajam nessas ocasiões e as cidades costumam ter grandes congestionamentos. Essas condições podem fazer as pessoas desistirem de comparecer.

Pensado nisso, avalie a possibilidade de datas interessantes para o seu setor, por exemplo, uma empresa do ramo infantil, pode escolher outubro para o seu evento. Desde que não seja na semana da criança, claro.

Mais um ponto importante é o dia da semana, os eventos corporativos costumam ocorrer em dias úteis. Porém, evite segunda e sexta-feira, quando é comum a ressaca ou preparação para o fim de semana.

Decida o local para realização

A escolha do local está relacionado ao budget disponível e a quantidade de convidados. Pode-se optar por um hotel, restaurante, casa de espetáculo, salão de festas e centros de eventos. Há diferentes possibilidades.

No entanto, a decisão deve considerar a facilidade de acesso, a disponibilidade de estacionamento, transporte público e táxi. Além disso, confira a segurança da região, para que todos sintam-se confiantes em comparecer.

Outro ponto importante é verificar a estrutura das instalações do espaço e a acessibilidade para pessoas com mobilidade reduzida e cadeirantes. Lembre-se que para o evento ser um sucesso é importante pensar em todos.

Contrate bons fornecedores

Em qualquer evento é indispensável servir comidas e bebidas aos convidados. Desse modo, escolha com cuidado o buffet que prestará esse serviço. Além do preço, avalie a qualidade dos alimentos e diversidade do menu oferecido.

Fora isso, confira se a equipe que trabalhará no dia é suficiente para atender a todos em tempo hábil. Para evitar imprevistos tenha tudo documentado em contrato e faça as confirmações pelo menos uma semana antes do evento.

Ainda nesse ponto, decida o menu de acordo com o horário e o público esperado. Entre o café da manhã e o almoço, pode ser um brunch (intermediário entre as duas refeições). Caso seja um pouco mais tarde, considere oferecer um almoço. Agora, para o período da noite, há opção do jantar ou finger food (pequenas porções para comer em pé mesmo).

Selecione as atrações para o evento corporativo

O que ocorrerá no dia do evento? Há algumas boas alternativas, como a contratação de um apresentador interessante que envolve e anima o público. Mais uma possibilidade é uma palestra sobre um tema apropriado ao público.

Algo muito comum é optar por porta-vozes da própria empresa, que pode ser o presidente, o dono ou um diretor. Contudo, essa pessoa deve ser preparada para falar com uma plateia, ou seja, além de saber corretamente o conteúdo, precisa ter habilidade em oratória e carisma.

Vale ressaltar que o sucesso de evento deve-se, em grande parte, ao conteúdo apresentado. Dessa forma, selecione com extremo cuidado quem estará à frente dessa comunicação.

Faça os convites com antecedência

São diversos os passos para fazer a organização de um evento corporativo, não é mesmo? Sendo assim, é muito importante que receber convidados para prestigiar essa celebração. Então, para tudo dar certo a dica é fazer os convites com antecedência.

Pelo menos, um mês antes, todos devem ser comunicados, assim, é possível fazer uma programação para comparecer. Um meio que vem sendo utilizado é o save the date (em português, algo como reserve a data). Trata-se de um pré-convite, no qual avisa-se em linhas gerais o que ocorrerá neste dia.

Essa é uma forma de saber antecipadamente quem comparecerá, o que facilitada fazer uma programação mais otimizada. Esse convite pode ser feito por meio de e-mail ou por telefone, dessa forma, caso o convidado já tenha algo programado, logo informará.

Mantenha a organização no dia do evento

Por mais que no dia do evento a ansiedade e a adrenalina estejam altas, a dica é manter o foco na organização. Tenha um check list com tudo o que é previsto e acompanhe de perto cada passo.

Confira a chegada dos fornecedores, a decoração do ambiente, a lista de convidados. Enfim, tenha atenção a cada ponto e seja hábil em resolver eventualidades. Para isso, manter à mão uma lista com todos os telefones que pode precisar é primordial.

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Levante o feedback pós-evento

Agora, passado o evento, como medir o impacto? Existem algumas formas de obter o feedback. A primeira delas é fazer um levantamento nas redes sociais, caso tenha sido usado uma hashtag própria para a ocasião, verifique as menções positivas e negativas.

Houve cobertura pela mídia? Acompanhe as notícias e a qualidade dos veículos que fizeram as divulgações. E claro, o mais importante: o público presente. Envie um e-mail agradecendo a presença e peça gentilmente um feedback. Esteja aberto a elogios, críticas e sugestões.

Finalmente, reúna todos esses dados e conclua os resultados obtidos e o quanto foi positivo para a empresa a realização do evento.

Se precisar de ajuda para organizar o seu evento entre em nossa página especial de eventos corporativos que ajudaremos você no preparo desta ocasião.

Gostou dessas informações para organizar um evento corporativo? Tem algo a sugerir? Compartilhe nos comentários as suas opiniões!

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