Calendário de eventos corporativos: por que ter um?

Todo começo de ano você já sabe que tem uma tarefa certeira: planejar os eventos corporativos da empresa.

Afinal, toda organização precisa ter o seu, seja para lançar um novo produto, confraternizar com a equipe ou manter o networking com parceiros e prospects em dia.

Para dar conta desses e de tantos outros detalhes que um evento empresarial exige, é essencial ter um calendário para não deixar passar nenhum motivo importante de comemoração.

Mais do que apenas estipular datas e horários dos eventos corporativos — claro, esses critérios também têm a sua importância —, manter um bom planejamento ajuda a driblar imprevistos, como falta de local para reserva ou oferta de serviços.

Neste post você vai descobrir os outros motivos que justificam utilizar essa ferramenta e como montar um calendário de eventos corporativos que garanta festas incríveis que surpreenderão todos os participantes.

Quais os benefícios de ter um calendário de eventos corporativos?

A satisfação dos convidados e uma organização mais fácil e eficaz são duas das maiores vantagens de ter um calendário para eventos corporativos. Afinal, ajudam muito para que nada seja esquecido.

Além desses, existem outros benefícios de utilizar essa ferramenta, tais como:

  • prazo maior para tomar decisões;
  • promoção de eventos no “timing” certo — dia, local, motivo etc;
  • aumenta as chances de sucesso nas comemorações;
  • possibilita que o evento gere resultados alinhados com seu objetivo;
  • permite divulgar com antecedência, aumentando a repercussão e o engajamento dos convidados;
  • dá mais tempo para escolher os melhores locais e serviços que atenderão a comemoração.

Como montar um calendário de eventos empresariais eficaz?

Existem vários pontos que você deve considerar na hora de montar seu calendário de eventos corporativos.

Datas são apenas um dos critérios para se pensar na hora de montar o da sua empresa. Portanto, atente-se aos outros detalhes que vão dar o suporte e a direção necessária para uma comemoração grandiosa.

Planeje a quantidade de eventos e distribua-os pelo ano

Planejar a quantidade de eventos do ano é o primeiro passo. Dentro desse panorama, você deve estabelecer, além de volume, o tipo e a frequência de cada um.

Os eventos corporativos que costumam estar presentes na agenda das empresas são os de lançamento de produtos ou serviços, treinamentos para colaboradores, apresentação de novas soluções a parceiros e consumidores e, claro, as festas de confraternização.

Espaçar cada evento dá um “respiro” para você, para demais profissionais que ajudam na organização e também para os convidados, já que alguns encontros envolvem a presença do mesmo público.

Além disso, essa distribuição contribui também para manter a saúde financeira da empresa em dia.

Escolha as datas de acordo com o formato do evento

O evento que está planejando será, por exemplo, para apresentação de uma nova tendência de mercado e estratégia, ou devido a um treinamento para representantes externos?

Essa diferença entre os tipos de comemorações empresariais deve ser vista com atenção para que, assim, você a planeje de acordo com o objetivo principal.

Indo desde a escolha do local, horário de início e término, atrações, chegando até à definição do cardápio, tudo precisa ser definido com base no motivo da comemoração. Isso vai manter a coerência e ajudar a direcionar melhor o que precisa fazer desse grande dia.

Evite programar eventos próximos a feriados ou datas comemorativas

Sempre que possível, escolha fazer os eventos corporativos em dias afastados de datas comemorativas e feriados.

Tanto um quanto o outro são fortes motivos para ausência do público. Isso acontece porque, normalmente, dias assim induzem os convidados a faltarem no evento para aproveitar a folga com a família.

Ainda quando essas desistências não acontecem em um grau tão elevado, datas que remetem a descanso podem levar a um baixo comparecimento e engajamento, comprometendo o resultado do evento.

Aproveite o planejamento antecipado para divulgar mais

Ter um bom calendário de eventos corporativos montado lhe dará tempo suficiente para divulgar e, assim, aumentar o interesse na participação.

Para isso, dependendo do motivo e porte da comemoração, você pode aproveitar as redes sociais da empresa para fazer a divulgação. Aqui, vale também falar com a equipe de marketing, caso tenham, e solicitar que elaborarem estratégias que vão captar o máximo de pessoas a comparecerem.

Somado a isso, criar landing pages, disparar e-mails marketing e fazer uma social page dedicada ao evento, com imagens e informações detalhadas, são formas eficazes de angariar público.

Já para eventos voltados ao público interno, alimentar a intranet e trabalhar a comunicação interna com informativos impressos e reuniões, por exemplo, ajuda a espalhar a notícia.

Se beneficie da margem de tempo para negociar serviços e participações

Se programar com antecedência para realizar um evento dá mais tempo para pesquisar e negociar todos os serviços dos quais vai precisar.

Deixar para a última hora pode fazer com que você não consiga alugar o espaço que pretendia, ou ainda, pagar mais caro por produtos e profissionais devido à urgência.

Além disso, possibilita encontrar mais opções de buffets, atrações como DJs, bandas e vários outros serviços que atendam melhor suas expectativas.

Se quiser enriquecer ainda mais esse grande dia, dependendo do tipo do evento, é interessante levar palestrantes renomados ou artistas que tenham a ver com o tema.

No entanto, como a agenda dessas pessoas costuma ser bem disputada, ter um calendário de eventos corporativos montado logo no início do ano aumenta as chances de conseguir trazê-las e, com isso, surpreender a todos os participantes.

Busque parceiros com antecedência

Parcerias são indispensáveis para eventos empresariais. Além de ajudar a reforçar o peso e a importância do evento, trazem ótimas vantagens para ambos os lados.

No entanto, a exemplo do descrito no item anterior, firmar parcerias requer tempo para que o outro lado também possa se planejar. Nesse ponto, ter um calendário de eventos corporativos pronto logo no início do ano ajuda bastante.

Convidar potenciais empresas com antecedência para contribuírem com o seu evento aumenta a possibilidade de fechar boas parcerias. Isso porque dá a eles tempo suficiente para organizarem a presença, bem como se planejarem financeiramente.

Em resumo, utilizar essa ferramenta na hora de programar eventos corporativos é uma das melhores alternativas para ter sucesso nessas ocasiões.

Se também concorda com isso, compartilhe em suas redes sociais e mostre que você está sempre em busca de aprimoramento nessa área.